Oplysninger om vores behandling af dine personoplysninger mv.

 

Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?

Gl. Kjellerup Smedie er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig. Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor.

Nikolaj Ørgaard Krogh

Grønningen 15, 8620 Kjellerup

CVR-nr.: 76249113

Telefon: 86 88 13 81

E-mailadresse: GLKS@GLKS.DK

 

 

Formålene med vores behandling af personoplysninger, hvilke typer/kategorier af oplysninger og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger.

 

Når du bruger vores hjemmeside, indsamler vi følgende personoplysninger:

Formål:

• At kunne besvare henvendelser modtaget via kontaktformularen.
• At kunne vende tilbage med relevant information om vores produkter og/eller ydelser.
• At kunne dokumentere korrespondancen, hvis der senere opstår spørgsmål til henvendelsen.

Hvilke typer personoplysninger behandler vi:

• Navn
• Adresse
• Telefonnummer
• E-mailadresse
• Eventuelle andre oplysninger, som du selv vælger at oplyse i beskedfeltet i kontaktformularen

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af:

• Databeskyttelsesforordningen (GDPR) artikel 6, stk. 1, litra b (nødvendig for at kunne besvare din henvendelse og dermed opfylde en aftale eller foranstaltninger forud for en aftale).
• Databeskyttelsesforordningen (GDPR) artikel 6, stk. 1, litra f (vores legitime interesse i at kunne besvare henvendelser og drive effektiv kundeservice).

Hvor dine personoplysninger stammer fra:

• Vi indsamler oplysningerne direkte fra dig, når du udfylder og indsender vores kontaktformular.
• Vi indhenter ikke oplysninger fra andre kilder eller offentligt tilgængelige registre i forbindelse med brug af kontaktformularen.

Modtagere eller kategorier af modtagere:

• Vi videregiver som udgangspunkt ikke de oplysninger, du sender via vores kontaktformular, til andre dataansvarlige.
• I særlige tilfælde kan vi være forpligtet til at videregive oplysninger til offentlige myndigheder, hvis lovgivningen kræver det.
• Vi kan desuden dele oplysningerne med vores eksterne IT-leverandører (fx webhotel, hostingudbyder, ordrestyring, e-conomic), som fungerer som databehandlere på vores vegne.

Opbevaring af dine personoplysninger:

• Oplysningerne opbevares kun, så længe det er nødvendigt for at kunne besvare din henvendelse og eventuelt følge op på dialogen.
• Hvis henvendelsen fører til et kundeforhold, opbevares oplysningerne efter reglerne om bogføring, dokumentation og almindelig kundeadministration.
• Hvis henvendelsen ikke fører til et kundeforhold, vil oplysningerne som udgangspunkt blive slettet, når dialogen er afsluttet, medmindre der er en særlig grund til at gemme dem længere (fx dokumentation af en tvist eller juridiske forpligtelser).

 

Hvis du ansøger om et job hos os, behandles følgende personoplysninger:

Formål:

• At kunne vurdere din ansøgning og dine kvalifikationer i forhold til en konkret stilling.
• At kunne kontakte dig under rekrutteringsprocessen.
• At kunne indhente og vurdere referencer, hvis du har givet samtykke til det.
• At kunne dokumentere rekrutteringsprocessen, hvis der senere skulle opstå behov for det (fx i forbindelse med en tvist).

Hvilke typer personoplysninger behandler vi:

• Navn
• By/boligområde
• Telefonnummer
• Mailadresse
• Oplysninger om tidligere beskæftigelse, uddannelse og erfaring
• Referencer (hvis du har angivet kontaktpersoner)
• Eventuelle yderligere oplysninger, som du selv vælger at give i din ansøgning eller dit CV

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af:

• Databeskyttelsesforordningen (GDPR) artikel 6, stk. 1, litra b (nødvendig behandling for at træffe beslutning om eventuel ansættelse og for at gennemføre foranstaltninger forud for en ansættelsesaftale).
• Databeskyttelsesforordningen (GDPR) artikel 6, stk. 1, litra f (vores legitime interesse i at gennemføre en struktureret og dokumenterbar rekrutteringsproces).
• Hvis vi indhenter referencer fra tidligere arbejdsgivere, sker det kun med dit forudgående samtykke, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra a.

Hvor dine personoplysninger stammer fra:

• Vi indsamler oplysningerne direkte fra dig gennem din ansøgning, CV og eventuelle bilag.
• Hvis vi indhenter oplysninger fra tredjemand (fx referencer), sker det kun med dit samtykke.

Modtagere eller kategorier af modtagere:

• Vi videregiver ikke dine oplysninger til andre dataansvarlige uden dit samtykke.
• I særlige tilfælde kan vi dele oplysninger med vores rådgivere (fx advokat eller revisor), hvis det er nødvendigt i forbindelse med rekrutteringsprocessen eller en eventuel tvist.
• Offentlige myndigheder kan få adgang til oplysningerne, hvis vi er retligt forpligtet til det.

Opbevaring af dine personoplysninger:

• Vi opbevarer dine oplysninger, indtil rekrutteringsprocessen er afsluttet, og stillingen er besat.
• Hvis du ikke bliver ansat, vil vi som udgangspunkt slette dine oplysninger senest [6 måneder] efter afslutningen af rekrutteringsprocessen, medmindre du har givet samtykke til, at vi må gemme din ansøgning i længere tid med henblik på fremtidige stillinger.
• Hvis du bliver ansat, vil dine oplysninger blive overført til din personalesag og opbevaret efter reglerne for ansættelsesforhold.

 

Når du handler hos os, behandles følgende personoplysninger:

Formål:

• At kunne modtage og behandle din booking (telefonisk, via mail eller på anden måde).
• At kunne udføre den bestilte opgave og levere den aftalte ydelse.
• At kunne sende dig tilbud, ordrebekræftelser eller faktura.
• At kunne kommunikere med dig om opgaven (fx ændringer, spørgsmål eller opfølgning).
• At kunne leve op til lovkrav, herunder bogførings- og regnskabsregler.

Hvilke typer personoplysninger behandler vi:

• Navn
• Adresse
• Telefonnummer
• Mailadresse
• Oplysninger om den bestilte opgave/arbejde
• Eventuelt tilbud og fakturainformationer (herunder betalingsoplysninger)

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af:

• Databeskyttelsesforordningen (GDPR) artikel 6, stk. 1, litra b (behandling er nødvendig for at opfylde en kontrakt, som du er part i, eller for at gennemføre foranstaltninger forud for en kontrakt).
• Databeskyttelsesforordningen (GDPR) artikel 6, stk. 1, litra c (behandling er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, fx bogføringsloven og regnskabslovgivningen).
• Databeskyttelsesforordningen (GDPR) artikel 6, stk. 1, litra f (vores legitime interesse i at kunne administrere kundeforhold, opfølgning og servicere vores kunder).

Hvor dine personoplysninger stammer fra:

• Vi indsamler oplysningerne direkte fra dig, når du ringer, skriver en mail eller på anden måde bestiller en opgave hos os.
• Vi indhenter ikke oplysninger fra offentlige registre eller tredjemand i forbindelse med almindelige kundeopgaver.

Modtagere eller kategorier af modtagere: 

• Vi videregiver dine oplysninger til vores eksterne revisor i forbindelse med regnskab og bogføring.
• Vi kan i særlige tilfælde videregive oplysninger til offentlige myndigheder, hvis vi er retligt forpligtet hertil.
• Vi kan desuden dele oplysningerne med vores eksterne IT-leverandører (fx webhotel, hostingudbyder, ordrestyring, e-conomic), som fungerer som databehandlere på vores vegne.

Opbevaring af dine personoplysninger

• Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålet med behandlingen, herunder for at kunne dokumentere den udførte opgave.
• Oplysninger, der indgår i regnskabsmateriale (fx fakturaer), opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, jf. bogføringslovens krav.
• Øvrige oplysninger om opgaven opbevares så længe, det er nødvendigt af hensyn til garanti, reklamation eller kundeservice, hvorefter de slettes eller anonymiseres.

 

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder skal du kontakte os.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling

Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger.

Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

 

Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

 

Dokumentoplysning

Dette er første version af Gl. Kjellerup Smedies persondatapolitik skrevet 18/9-2025.